Hoe lastig is het niet wanneer je een belangerijk vergadering moet houden en het blijkt dat alle vergaderruimtes zijn gereserveerd. Nog lastiger is wanneer de vergaderruimte staat op gereserveerd en de vergadering niet meer doorgaat en de ruimte dan leeg blijft.
Om deze hindernis te voorkomen is het belangrijk om vergaderruimte displays aan te schaffen. Met de vergaderruimte display kan je laten zien wanneer vergaderruimtes vrij zijn en welke al zijn gereserveerd voor een vergadering. Vanuit de vergaderruimte display ben je ook instaat om een vergaderruimte te boeken. Ook kan je via de vergaderruimte display de gereserveerde vergaderruimte waarvan de vergadering niet meer doorgaat vrij geven. Dat wil zeggen dat andere collega’s er wel gelijk van kunnen maken.
Afwezig blijven voor een vegadering kan niet meer
Het is best vervelend wanneer je een vergadering hebt geboekt en de mensen komen niet opdagen. Er is een goede manier om dit probleem op te lossen. Het best wat je kan doen is om een vergaderruimte display te installeren aan de buitenkant van de vergaderruimtes. De display is zodanig ingesteld dat de deelnemers voor wie de vergadering bestemt is hun aanwezigheid op het scherm kunnen bevestigen.
Het kan ook voorkomen dat een vergadering niet doorgaat en je bent vergeten deze te annuleren. De display is zodanig ingesteld dat het automatisch de ruimte weer op ‘Available’ zet. Op deze manier kunnen andere medewerkers die dringend een vergaderruimte zoeken deze vanuit het scherm gelijk reserveren.
De vergaderruimte display
Wanneer je op de display ziet dat er vergaderruimtes vrij zijn dan kunnen anderen deze natuurlijk gebruiken. Deze komen heel handig uit wanneer je plotseling een vergaderruimte nodig hebt om bijvoorbeeld een belangrijk gesprek te voeren of om te brainstormen met collega’s over een belangrijk project. Je kan dan vanaf het display gelijk de vergaderruimte reserveren zodat je er verzekert van ben dat de ruimte voor jou op de gewenste tijd beschikbaar is.
Ook kan je vanaf de vergaderruimte display duidelijk zien welke vergaderingen er voor die dag zijn geboekt. Je hebt dan gelijk een overzicht van welke vergaderruimte bezet zijn en welke vrij zijn.
